BACK TO JOB SEARCH

Специалист по административной поддержке | Administrative Support Specialist

Administration, Facilities and Office Management Санкт-Петербург Full-time Russian Federation

Описание вакансии

  • Организация и контроль работы поставщика услуг клининга на заводе:
  1. ведение договора, проверка и подготовка счетов к оплате, ведение иной учетной документации; своевременное составление заказа на услуги в системе SAP;
  2. составление совместно с поставщиком технологических карт уборки помещений, внесение изменений в существующие технологические карты;
  3. проведение обучений/инструктажей сотрудников поставщика по правилам внутреннего распорядка и правилам личной гигиены на пищевом производстве; информирование поставщика о требованиях компании по нормам GMP; проведение ежемесячно аудитов работы поставщика по соблюдению норм GMP и условий договора;
  4. обработка предложений и жалоб на работу поставщика, составление корректирующих действия, контроль их исполнения поставщиком; формирование рекомендаций для отдела закупок по изменению условий контракта и/или необходимости смены поставщика;
  5. рассмотрение и одобрение заявок на проведение дополнительных работ; составление ежегодного графика проведения высотных уборочных работ;
  • Организация работы административной группы завода (административная поддержка офиса, включая ресепшен, автохозяйство и тд.):
  1. контроль соблюдения стандартов работы ресепшн;
  2. организация и контроль поставок канцелярии, визитных карточек и иных бланков для завода;
  3. осуществление контроля за оформлением офисного пространства, переговорных комнат и иных помещений завода;
  4. контроль соблюдения системного подхода к организации и координации экскурсий на заводе;
  5. административная поддержка дополнительного офиса;
  • Организация и контроль работы поставщика услуг питания на заводе:
  1. ведение договора;
  2. составление ежемесячного отчета для бухгалтерии; ведение базы данных сотрудников; снятие отчетов питания сотрудников;
  3. проведение ежегодного опроса по удовлетворенности деятельностью поставщика;
  4. информирование поставщика о требованиях компании по нормам GMP; проведение ежемесячно аудитов работы поставщика по соблюдению норм GMP и условий договора;
  5. согласование изменений в меню или услугах поставщика; информирование сотрудников об изменениях в работе столовой (график питания, проведение мероприятий и др);
  • Организация и контроль работы поставщика услуг развозки на заводе:
  1. ведение договора;
  2. проведение мониторинга качества исполнения услуги;
  3. информирование поставщика о требованиях в области безопасности, охраны окружающей среды и тп.;
  4. составление совместно с поставщиком графика развозки по всем маршрутам учитывая потребности производства; оповещение сотрудников обо всех изменениях в развозке;
  5. заказ автобусов на мероприятия;
  • Организация и контроль работы поставщика услуг прачечной:
  1. составление заявок на маркировку/ремонт спецодежды;
  2. проведение мониторинга качества исполнения услуги; формирование рекомендаций для отдела закупок по изменению условий контракта и/или необходимости смены поставщика;
  • Организация и контроль работы поставщиков услуг аренды аппаратов очистки воды и аренды вестибюльных ковров;
  • Составление и согласование бюджетов в рамках подотчетных статей (клининг, столовая, спецодежда, развозка, офисные нужды); контроль исполнения;
  1. организация закупки необходимых СИЗ, спецодежды и обуви для производства; уборочных материалов и инструментов; товаров для офиса; мебели; составление заявок на закупку в системе SAP; согласование поставок; осуществление приемки товаров и оформление документов для бухгалтерии; составление ТЗ на закупки при выборе поставщика;
  2. согласование моделей спецодежды и СИЗ; ведение базы данных по учету выдачи СИЗ, спецодежды и обуви; заполнение личных карточек установленного образца; контроль остатков СИЗ на складе; ведение учета выдачи ключей от шкафов в раздевалках завода; проведение аудитов раздевалок; ведение учета выдачи СИЗ гостям и сотрудникам;
  • Организация и оформление ежеквартальной выдачи продукции в подарок сотрудникам, согласно политике Компании; составление необходимых отчетов для бухгалтерии;

Требования к квалификации

  • высшее образование;
  • отличные коммуникативные навыки;
  • знание английского языка (устного/письменного) на уровне не ниже Intermediate;
  • умение использовать компьютер (быть опытным пользователем Microsoft Excel, Word, Power Point, Outlook) и другую оргтехнику.

Дополнительная информация

  • Работу на одном из крупнейших международных предприятий Санкт-Петербурга;
  • официальное трудоустройство, соблюдение Трудового Кодекса РФ;
  • конкурентоспособную заработную плату; пересмотр зарплаты по итогам года;
  • корпоративную развозку на комфортабельных автобусах от: ст.м. Московская, ст.м. Ленинский проспект, Колпино, Пушкин, Русско-Высоцкое;
  • пятидневная рабочая неделя, пятница - сокращённый день до 16:30:
  • ДМС (расширенный со стоматологией);
  • компенсацию питания (имеется столовая на территории фабрики);
  • спец. одежду и средства индивидуальной защиты.

JACOBS DOUWE EGBERTS (JDE) - международная компания, которая специализируется на производстве и продаже кофе и чая, один из лидеров рынка в России в своем сегменте!
JDE присутствует более чем в 100 странах мира и предлагает такие знаменитые бренды, как Monarch, Carte Noire, L'OR, Tassimo, Maxim, Maxwell House, Moccona, Pickwick.